① 檔案數字化包括哪些方面的內容
檔案數字化包括的內容
1.缺乏有效的領導
在科技發展的今天，數字化檔案管理雖然已經得到大家的普遍認可，但是在數字化管理中，我國依然處於初級階段。我們雖然對數字化檔案管理已經接收，但在專業的管理知識方面並沒有完全得到認可。缺乏先進的領導，沒有建立起規范的數字化檔案管理系統。
2.數字化缺乏先進的硬體設備
計算機的更新非常迅速，然而在檔案館中的計算機設備卻很少進行改變，計算機往往不能跟隨時代的步伐，不能適應數字化檔案體系的需求，影響了檔案管理工作的進行。
3.數字化的安全性能不高
計算機網路應用是數字化檔案管理體系不可缺失的一部分，有網路存在的地方必然會存在安全隱患，容易導致數字化管理系統不能正常的運行，導致網路癱瘓，各種病毒也不斷地侵入，數字化的內容易於丟失，數字化網路的安全是一項重要問題。
數字化檔案的具體方法
在目前的網路環境中，有很多的外在因素影響著數字化檔案的進行，例如，在網路的環境中，會有黑客的攻擊、病毒的侵入等不良的因素在進行著檔案的影響，極易造成檔案信息的泄漏和失真等情況出現，這就要求，各個管理部門做好各方面的工作安排。
1.在構建電子化檔案的時候，為了防止外侵入病毒的影響，造成信息的毀滅和丟失，在檔案存儲過程中，可以運用網路設備、電子文件歸檔管理程序和電子列印機等將紙質的檔案也進行二次的安全保存，通過二者的同步，有效的解決數字化檔案無法代替檔案解決的問題，實現檔案的安全保存。
2.進行許可權的設置，禁止訪問，保障網路的安全進行;在檔案的使用過程中，嚴格地對使用者的許可權進行限制，並對檔案的內容制定出合理的劃分，進行分區加密，這樣對於完全禁止閱覽的內容時，就保證不會發生信息的丟失。分類的進行加密與閱覽許可權的設置，讓讀者僅可以得到自身許可權之內的檔案信息。
3.做好備份，保證信息的安全;在進行檔案的整理過程中，對於比較大或者比較重要的文件可以選擇多台機器進行存儲，多種方式的備份，保障檔案的安全，並且對於重要的文件也要及時的做好備份記錄，隨時進行跟進。
4.預防病毒的產生，防止不必要的損失存在，在計算器中安裝殺毒能力比較強的殺毒軟體，定期的對計算機進行病毒的查殺;禁止使用外部的磁碟與讀卡器進行使用，外界的磁碟必須保證在病毒查殺徹底的時候使用。
5.建立起一套比較合適的檔案管理系統。在系統中可以實行六個步驟的進展，登記-編目-檢索-利用-統計輔助。對於各個板塊的系統與檔案信息設定合理的站點，切實的實現檔案信息的有效性連接，深入改善系統，促進數字化的檔案管理工作有秩序的進行。
② 檔案信息化建設的主要內容包括哪些方面
檔案信息化建設主要包括：基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、標准規范建設和人才隊伍建設等五個方面的內容。
1、
基礎設施建設。主要指檔案信息網路系統和檔案數字化設備。它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網路，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。
2、檔案信息資源建設。檔案信息資源建設是檔案信息化建設的基礎和核心，是一項長期的工作。檔案信息是國民經濟和社會發展的戰略資源之一，它的開發和利用是檔案信息化建設取得成敗的關鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。檔案信息資源建設主要內容包括館藏檔案的數字化和電子文件的採集和接收。檔案信息資源建設主要形式包括館藏檔案目錄中心資料庫建設、各種數字化檔案全文及專門資料庫建設。
3、應用系統建設。應用系統建設主要內容包括檔案信息的收集、檔案信息的管理、檔案信息的利用、檔案信息的安全等方面，它關繫到檔案信息化建設的速度與質量、集中體現了檔案信息化建設的效益和檔案信息服務的效果。
4、標准規范建設。是對電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制定標准、規范，並指導實施的過程。檔案信息化的標准、規范相當於信息高速公路上的「交通規則」，對於確保計算機管理的檔案信息和網路運行的安全、暢通，具有十分重大的意義。
5、人才隊伍建設。檔案信息化建設，人才是關鍵。人才是最寶貴的資源。它不僅需要檔案專業人才，計算機專業人才，更需要既懂檔案業務，又熟悉信息技術的復合型人才。
③ .檔案提供利用的方式和途徑主要有哪些
（一） 提供利用服務的方式
1、以檔案原件提供利用。如在檔案館室（內）開辟閱覽室，利用者在室內閱覽一般文件原件；在某些情況下，將檔案原件暫時借出館（室）外使用等。
2、以檔案復製品提供利用。如製作各種形式的檔案原件復制本，代替原件在館（室）內閱覽（如珍本）或提供館外使用，編輯出版文件匯編和在報刊上公布檔案，舉辦檔案展覽等。
3、綜合檔案內容編寫書面資料提供利用。如編寫各種參考資料，制發檔案證明，函復查詢外調。依據檔案材料撰寫專門文章和著作、向社會提供加工的檔案信息。
（二）檔案提供利用服務的途徑服務的途徑，亦即提供利用的具體方式：
1、閱覽室閱覽：最普遍、最主要、最常規的服務方式。
2、檔案外借：檔案一般不允許借出檔案室，特殊珍貴和易損的檔案，禁止借出。照片、影片、錄音帶、錄像帶等原件不提供外借服務。外借應有嚴格的制度。借用單位和個人要對所借檔案的完整和保密負完全責任。
3、制發檔案證明
4、製作檔案復製件
5、舉辦檔案展覽
6、提供檔案咨詢服務：信函、電話、網路查詢。
7、綜合檔案內容，編寫參考資料
④ 檔案管理設施主要有哪些
1.報警系統
河南智能密集架檔案管理的報警系統十分強大，此系統的建立是為了檔案更加安全，當發生意外時能夠及時提醒工作人員。首先智能密集架的優點表現在它裝有防火報警的系統，該系統可以檢測出環境煙霧，還具備消防裝置，因此此系統能夠有效的避免智能檔案庫房發生火災、出現火勢蔓延的現象；其次河南智能密集架檔案管理可防止檔案丟失，出現盜竊將立即有報警信號；最後由於檔案類型和數量較多，使用其他類型的密集架時誤拿檔案是常見的現象，而使用智能密集架檔案管理具有誤拿報警系統，從而規避了誤拿問題。
2.檔案管理與整理系統
河南智能密集架具備檔案管理與檔案整理雙向的優點，比較全面化。檔案管理與檔案整理既相互聯系又有一定的區別，下面我們將兩者各自功能做出分析，檔案管理系統包括將檔案自動整理盤庫、自動數據備份、語音互動、自動通風、糾錯、催還檔案等功能，而智能密集架檔案整理系統包括拆裝檔案的錄入、檔案的掃描、將電子檔案建檔等功能。
⑤ 檔案信息開發利用的方式有哪些
檔案信息開發利用的方式
1 現代企業檔案信息開發利用的基本原則
我國改革開放以來，市場逐漸取代政府，承擔起資源配置的重要職責。在社會主義市場經濟體制下，企業獲得了空前發展，同時，市場競爭激烈程度與日俱增。面對嚴酷的市場競爭形勢，企業必須想方設法、千方百計謀求對策。現代企業間的競爭是多方面的，但大體而言，信息管理方面的競爭是最主要的一個領域，企業規模越大、面對的局勢越激烈，對於信息的需求也就越大。哪個企業能夠搶先一步取得重要信息，往往就能在後續競爭中立於主動地位。檔案管理是企業信息化建設的基礎環節，檔案信息的開發利用，在企業運營體系中的地位日益凸顯。作為一個現代企業的經營管理人員，必須重視企業檔案信息開發利用工作。那麼，面對紛繁復雜的企業檔案管理工作，要如何著手，予以有效的開發利用呢？筆者結合多年工作實踐，認為企業檔案信息開發利用工作需要遵循以下幾項基本原則。
1.1 要做好企業檔案信息開發利用工作，就必須充分發揮主觀能動性，創造性地開展工作
長期以來，我國企業檔案管理工作停留在檔案收集、存放階段。檔案管理部門只有在其他部門提出需求時才給予配合，工作處於被動狀態。現代社會，工作頻率加快，檔案管理工作必須主動出擊，積極探索信息開發利用的方式、方法，創新檔案信息管理模式，變被動為主動，從而為企業的生產經營提供更好的服務。
1.2 過硬的檔案管理人員素質是做好企業檔案信息開發利用的關鍵
檔案管理開發利用工作質量、效率與工作人員的業務水平及精神狀態有著直接且重要的關系。檔案工作人員不僅要熟悉檔案管理業務本身，更要對企業經營生產活動的各個環節、細節有著全面的了解和把握，只有這樣，才能在面對海量的企業信息時，針對性地開展工作，做好重點信息開發，兼顧常規信息管理，盡可能提高有限的信息管理資源效能。
2 開發、利用檔案信息資源，服務企業生產經營實例
筆者所在公司檔案管理人員特別重視檔案資料的利用，每年的檔案利用率都很高。尤其檔案管理實現數化管理後也更加方便、快捷。公司領導的離任審計、財務監察審計、職工的職稱晉級、晉升，工資的查詢、公司評審四好班子、優秀工程公司等各類榮譽等都需要查閱利用檔案資料，每次借閱檔案的人員都先按照檔案借閱辦法的要求，填寫檔案借閱審批登記表，原始檔案資料出庫時必須有檔案對口的業務領導審批簽字後方可借閱。檔案管理人員都會充分利用檔案管理系統先進行查閱，需原始紙質資料時再進行實時查取。業務熟練，查閱方便。近3年來，檔案的利用率也越來越高，每年都至少有四五個檔案實例，特別是會計檔案查閱利用率。例如：2015年5月20日，由於江西中鐵利達公司欠該公司工程履約保證金480萬一直不給，該公司清欠辦的同志到檔案室查2001年會計憑證，復印當時的付款帳單，向法院提交了大量的證據，為該公司挽回了經濟損失。再有2006年3月，該公司承建了山西省省道台運線運城至稷山段一級公路路基工程第四合同段的施工，2007年6月該工程完工。完工後，業主（運城市鑫佰融交通建設有限公司）以各種理由拖欠該公司工程尾款。2013年9月，經雙方對賬確認剩餘工程款為1 883 607.13元。在此期間，該公司派清欠人員多次催要未果，於2012年12月一紙訴狀將運城市鑫佰融交通建設有限公司告上法庭，要求其支付剩餘工程款及利息損失。在該案的起訴過程中，公司檔案室協助公司法務人員查閱復印了相關的會計檔案及工程資料。2013年5月，該公司訴運城市鑫佰融交通建設有限公司拖欠工程款糾紛一案，經山西省運城市中級人民法院開庭審理，現已調解結案，為公司挽回經濟損失200餘萬元。
3 做好現代企業檔案信息開發與利用的意見和建議
現代企業信息化建設是個全方位的工程，作為其中的重要環節，企業檔案信息開發利用也是非常復雜和繁瑣的。從當前實際情況出發，筆者認為，需要從以下幾個方面著手開展企業檔案信息管理開發利用工作。
3.1 轉變思想，提高對企業檔案信息管理工作的重視
企業開展檔案信息管理和開發，根本目的在於利用檔案信息為企業經營發展、實現經營目標提供服務。也就是說，檔案信息的利用是企業檔案信息管理工作的核心所在。企業管理人員要充分認識到企業檔案信息管理開發利用工作的重要意義，明確檔案管理工作的目的和原則，規范企業信息管理流程，養成經營決策前需求企業檔案信息支持的良好習慣。
3.2 提高企業架構中檔案部門的地位
由於企業缺乏對檔案管理工作重要性的認知，負責檔案管理工作的責任部門也得不到應有的重視，處於邊緣化的位置，由此導致在資源配置、工作人員的精神狀態、工作效率和質量等方面，檔案管理部門都落後於其他部門，這進一步限制了檔案信息開發利用事業的發展。檔案開發利用工作沒有發揮應有作用，受到外界輕視，從而陷入負面循環。為了避免這個問題，企業管理者必須要突出檔案管理部門在企業架構中的重要地位，賦予其應有的職能、許可權，給予必要的資源支持，讓企業檔案管理和企業發展相同步，協調發展，互相促進。
3.3 健全企業檔案信息管理工作
企業檔案信息管理要為企業生產經營服務。納入企業檔案信息管理范疇的信息，必須保證是真實、可靠的，並在條件允許范圍內，盡量提高信息的精度。由於企業信息量十分龐大，責任部門必須對企業檔案進行規范化管理，根據規范標准進行分類歸檔。特別是要注意使用現代化信息技術手段，提高企業檔案信息管理、儲存和使用的效率。同時，企業要構建企業檔案管理安全體系，確保檔案原件存放安全。只有在企業需要時提供充分的支持，檔案信息管理工作的意義才能得以體現。