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公文格式網路傳輸放在哪個位置

發布時間:2022-05-24 15:39:57

1. 論述電子公文的傳輸流程

電子公文是指使用計算機系統及其網路環境生成、閱讀、使用、傳輸、處理、保存的公文。

傳輸流程:

  1. 公文發送
    由指定的人員將公文文件轉成標準的版式文件,並將這個文件發送到指定的蓋章人處蓋章、加密,蓋好公章後的文件可以進行瀏覽,在確認蓋章無誤後通過分發設置選取接收單位發送,接收單位可以是單個也可以是多個或群組。

  2. 公文發送登記
    用戶將排好版的文件登記入電子公文傳輸交換系統,並記錄公文要素信息。主要完成相關公文要素的錄入,並把待蓋章的SEP文件上傳到伺服器。

  3. 蓋章加密
    對有蓋章許可權的人,可以在安裝加密設備的機器上,完成對版式文件的蓋章加密。此後正式公文已經形成,並全程受加密設備安全保護,在公文瀏覽時公章已經做了顯示虛化處理,但列印出來是清晰的樣式。

  4. 文件發送
    如果蓋章加密成功,根據具體公文選擇收文單位,並可設定每一個收文單位的可列印份數進行發送。

  5. 回執管理
    系統能對已經發送的公文文件進行跟蹤,通過回執管理,文件發送人可以很好地掌握文件的處理狀態。如對方是否收到公文,是否已經簽收處理。並且可方便的統計出接收單位的簽收情況。

  6. 公文接收
    具有收文許可權的用戶進入電子公章系統進行文件的接收,在接收後首先對收文的文件要素信息和文件正文等內容進行瀏覽確認,確認內容無誤後進行簽收,簽收後才可以進行列印還原成紙質公文的處理。如果業務需要可以根據規定將文件進行脫密或做轉發處理。另外系統具有來文提示功能,方便用戶第一時間處理公文文件。
    公文的接收是系統自動完成的,一旦收到新的來文,系統會自動給出來文提示。

  7. 文件簽收
    收文方對於接收到的文件,可以進行簽收或者退文處理,簽收後系統將自動發送回執信息給發送方以便於文件跟蹤。對於不符合要求的來文,可以進行退文處理,退文時需要填寫退文理由。

  8. 文件的處理
    用戶簽收完畢後就可以對文件進行處理了,其中可列印的份數由發送方的限定,另外無論用戶對公文做任何操作公文都一直處於加密狀態。最後為了將數據在自己的辦公自動化系統中再利用,需要對公文進行脫密處理。

  9. 查詢統計
    通過應用支撐平台及書生核心技術相結合實現文件檢索查詢功能,方便用戶對文件的跟蹤、查找和管理。
    統計功能可以按照業務需求生成多種報表形式。

2. 公文傳閱,過程中,有哪些注意事項

一、對公文處理流程及傳閱技巧實施分析的背景
隨著市場競爭壓力的增大,企業領導對信息掌握及信息質量的要求越來越高,而公文處理是信息來源的重要方式之一,這樣給承擔公文處理業務的辦公室文書工作提出了更高的要求。對公文處理流程及傳閱技巧的分析是適應辦公自動化建設的需要、是提高公文處理質量的需要。
就公文處理流程來說,傳統的基於純手工的公文處理方式,由於受工作繁瑣,效率低,公開度、透明度不夠的影響,正逐漸被新的辦公方式所代替,從外來文處理流程,到發文處理流程,均融入了先進的計算機網路系統,使公文處理流程更加優化、趨於合理,使公文處理自動化程度越來越高。
就公文傳閱來說,企業公文傳閱與事業單位、政府機關等部門的公文傳閱有所不同,尤其是煤礦企業領導各種事務繁雜,安全生產壓力大,牽涉精力多,因此,給我礦公文傳閱工作提出了更高的要求。公文傳閱的成功與否,直接影響著領導掌握信息的質量,判斷公文傳閱成功的標準是指是否讓領導能夠在精力最充沛集中的時間里,以最佳的思考角度,完全領悟文件的精神,進一步開拓思路,進而對本單位的工作部署安排有所借鑒、啟迪、指導等。
二、對公文處理流程及傳閱技巧實施分析的具體內容
(一)公文處理流程分析
我礦公文處理主要包括外來文和內部發文。外來文主要指公司來文,外來文辦理又稱收文辦理,收文辦理指對礦外來文的登記、擬辦、批辦、承辦等過程;發文辦理指對礦內發文的擬稿、審核、核稿、簽發、登記、印發等過程;文件管理是指礦辦公室檔案管理人員對形成或辦結文件的接收、整理、保管和提供使用等工作。
(二)公文傳閱技巧分析
公文傳閱是指辦公室文書將需要領導閱知的公文集中在一起呈送給領導,讓領導集中領會上級文件精神、掌握信息、交流認識、統一思想和智慧的過程。
期刊文章分類查詢,盡在期刊圖書館公文傳閱不僅僅是將文件呈送給領導閱畢,再取回的簡單過程,它還需要一定的方法和技巧,使公文達到最佳的傳閱效果。
1.公文呈送要選擇好時間
公文呈送,不是隨便地找個時間將文件放到領導辦公室就可以的,它要求文書必須掌握領導的工作規律、工作動態和作息時間。比如,領導正在辦公室集中精力開會,你突然冒失地闖了進去,雖然你送文件不錯,但領導肯定會因此而打斷思路,直到你走後,領導的思路也不會馬上轉移到會議的中心議題上來。因此,給領導呈送公文一定要選擇好時間。一般要選擇領導不在的時間。這樣,既驚動不了領導,又讓你有時間做一下文件的整理工作。另外,給領導呈送公文時,還要進一步考慮到領導的最佳精神狀態問題。
2.公文要根據內容重要程度依次擺放
給領導送文件,不是將文件簡單地放到領導辦公桌上就完事了,還要注意一下公文的擺放順序問題。如果隨意地擺放,領導即使看了,也不會達到最佳的閱知效果。按文件內容的重要程度,將最重要的文件放在最上面,以此類推(文件傳閱一般不是單份的文件,往往是多份文件一起傳閱)。因為,根據一個人的閱讀習慣和特點,往往開始閱讀時精力會很集中,時間一長,注意力就會慢慢減退。如何確定文件的重要性,這就需要文書人員必須先閱讀一下文件的內容,將那些與本單位有直接關系的文件放在最上面,而那些關系不大,甚至沒有多大關系的文件放到最後。同時,如果一些文件的內容有內在的聯系,比如省管理局下達了如何加強安全生產的文件,如果公司里緊接著也有相應的實施意見和精神等,應該將它們放在一起,這樣領導閱讀起來能夠有所借鑒、對照、啟發,能夠達到最佳的思考角度和效果。
3.公文要趁領導不在時取回
領導閱知完畢,文書人員應及時地將文件取回。要選擇領導不在辦公室的時間取,這樣也能避免打擾領導的辦公思路。總之,一個原則,就是盡量不要無謂地去干擾領導的辦公時間,除非有緊急情況。文件取回後,由於領導看完後的順序已經打亂了,所以,還必須將文件重新按以前的順序擺放後,再呈送給下一位領導。如果領導有批示意見,還要及時地去辦理。另外還要清點一下文件的份數是否和開始登記的一致。如果發現文件有缺失,還要及時詢問領導,追查下落,直到找到為止。
三、對公文處理流程及傳閱技巧實施分析的意義
(一)完善公文處理程序
通過實施分析,從中發現出問題,總結出經驗,對公文處理流程的各個環節及傳閱技巧的方式、方法進行修訂完善,使公文處理流程更加科學合理、更加符合實際,使公文傳閱技巧更勝一籌、更有利於領導領會文件精神,掌握信息,果斷決策。
(二)明晰責任,加快效率,提高質量
公文處理全過程均有相關部門和責任人負責,辦公室文書可按照領導要求、根據具體情況對其進行催辦操作,不至於因為偶然原因而出現公文積壓情況。下發文件通過礦內部OA系統發布後,屬電子公文,此類公文可不受時間與空間的限制,用戶可在許可權范圍內24小時查詢利用文件,大大提高了工作效率。公文傳閱中把文件擺放順序、取回時間及呈送時間等關鍵事項運用於實際,使公文傳閱質量明顯提高。
(三)降低辦公費用
自從有了電子公文,紙制文件的印發量大大降低。個別基層單位需要文件時,可通過網路傳輸,節約了紙張。管理人員自動化辦公觀念及節能意識明顯增強。

3. 如何在Word中設置黨政機關公文格式

用插入——頁眉,頁腳就可以,

4. 公文的保密程度跟緊急程度到底要放在哪裡求解啊

秘密等級和保密期限。涉及國家秘密的公文應當標明秘密等級和保密期限。秘密等級用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識保密期限,標識方法與秘密等級相同,秘密等級和保密期限之間用★隔開。絕密,機密公文應在公文首頁左上角標明份數序號。

緊急公文應當根據緊急程度分別標明特急,急件。用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字。如需同時標注秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第1行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。電報應當分別標明特提,特急,加急,平急。

(4)公文格式網路傳輸放在哪個位置擴展閱讀:

注意事項:

要分清楚常用的公文種類,公文分為上行文,下行文,平行文。在行文的過程中,要注意正確運用公文種類,如果平級的單位,就不可用報告,請示之類的公文,而要用函。

公文的大框架是標題加正文加結尾的格式。正文一般是事由,事項,也可寫工作意見,建議或應注意的問題。不同的公文種類結尾也是不一樣的,因此要多注意。

在行文中,語句一定要通順,要使用規范的文字語言,不能出現錯別字,更不能出現有歧義的句子。在公文的結尾處,成文日期一律用阿拉伯數字。

5. 公文寫作格式

公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。

1,國家行政機關正式公文的文頭一般由文件名稱、發文字型大小、簽發人、緊急程度、秘密等級等組成。占文件首頁的三分之一到五分之二,用橫隔線與正文分開。

①文件名稱由發文機關全稱或規范簡稱加上「文件」二字組成(函只署發文機關名稱),置於首頁的上端,用莊重、醒目的字體套紅印刷。兩個以上機關聯合行文,牽頭主辦機關排列在前,也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文,黨委排列在前。

②發文字型大小由發文機關代字、標於括弧內的年份、順序號組成,位於文件名稱之下、橫隔線之上正中位置(函的發文字型大小標注在標題的右上方)。兩個以上機關聯合行文,只標明主辦機關的發文字型大小。

③上報的文件,應當在發文字型大小的同一行右端標明簽發人姓名。

④秘密等級、緊急程度,應視文件內容需要從上至下依次標注在文件名稱的左上角。秘密等級分為「秘密」、「機密」、「絕密」三種;緊急程度分為「急件」、「特急件」。機密、絕密文件應標注份號。

⑤政府令的文頭由套紅印刷的「政府令」和編號組成。政府令的編號為「第���號」。

2,公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附件、發文機關等。

①標題。

公文標題應當准確、簡要地概括公文的主要內容,一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用:一是揭示內容,點明主題,使人一目瞭然;二是給公文定名,標題就是該公文的名稱,便於收文機關登記管理,便於查找詢問。公文標題位於橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不加標點符號,不能以引用文件字型大小代替內容提要。

②主送機關。

指收受、辦理文件的單位。俗稱「抬頭」。除「公告」、「布告」、「通告」以外,正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下,正文之上左端頂格位置書寫。「決定」、「命令(令)」、「會議紀要」等文種,主送機關可置於文尾主題詞之下,發送欄內抄送機關的上方,標為「主送:���」或「分送:���」。向上級機關的請示,只寫一個主送機關,如需同時送其它機關,用抄送形式。

③正文。

即公文的具體內容,是公文的核心部分。需要使用序數符號標明層次時,一般排列順

序是:第一層用「一」,第二層用「(一)」,第三層用:1。,第四層用「(1)」。行政規章視需要按章、節、條、款、項標明層次。正文的位置在主送機關以下。較長的公文一般由開頭、主體、結尾三部分組成。正文的寫法從內容上講,要把事情交待清楚,什麼事、什麼問題,准確無誤。觀點要鮮明。需要受文單位做什麼,解決什麼問題,准確明白。從形式上講,條理層次清楚,文字簡練確切,標點符號准確無誤,篇幅力求短。

④發文機關。

是指正文之後、附件之下所署發文機關名稱。發文機關的位置在正文之後偏右下方。如果正文占滿了公文紙的全頁,不得不在下一頁落款時,可將落款放在空白頁,同時,必須在落款前的空白處用括弧加以註明:「此頁無正文」。發文機關應寫機關全稱或規范化的簡稱。(也可用單位的印章代替)

⑤成文時間。

是以領導人簽發日期為准。經會議批準的文件,以會議通過的日期為准,電報以

發出日期為准,幾個機關聯合發文的,按最後一個領導人簽發的日期為准。成文日期使用公元

紀年,用漢字書寫。成文日期的位置一般在發文機關的下面。成文日期是文件生效和查閱的重要依據,要求准確、完備、具體,不能忽視。

⑥印章。

印章是發文機關表示對公文負責並標志公文生效的憑證。公文除會議紀要外,都應加蓋印章。聯合上報的非規章性文件,由主辦單位加蓋印章。聯合下發的公文,聯合發文機關都應加蓋在成文日期處,上邊沿不壓正文,下邊沿騎年蓋月。會議通過的「決定」,日期可注於標題之下,印章可蓋在正文末尾發文機關處。

⑦附件。

公文如有附件,附件名稱注在正文之後,文件落款之前,如有兩個以上附件應註明附件的順序。附件與主件訂在一起發送,如不能訂在一起,應在附件首頁左上角註明主件的發文字型大小和附件的順序號。

⑧抄送機關。

即指除主送機關以外需要了解該公文內容的有關機關。在實際工作中,需注意幾個方面:抄送機關不能濫抄濫送,也不能漏抄漏送;請示公文不要同時抄送下級或同級機關;向下級機關的重要行文要抄報直接上級機關;向下轉發上級機關的文件,不要再抄報上級機關。

3,文尾部分包括主題詞、發送欄、印發機關與印發日期、共印份數等項。

①主題詞:標於文尾部分發送欄之上。上報的文件從受文機關制發的主題詞表中選詞標注,其

它文件可從本機關制定的主題詞表中選詞標注。標注主題詞不少於2個不超過7個。標注主題詞應准確,規范。

②發送欄:位於主題詞之下、印發機關與印發日期欄之上。抄送范圍如涉及各方面機關,一般

按黨委、人大、政協、紀委、法院、檢察院、軍隊、政府部門的順序排列。發送機關的名稱用全稱或規范化簡稱。正文中已標明主送機關的,發送欄只標明抄送機關。

③印發機關與印發日期欄位於發送欄之下,左端標注公文印發機關名稱,右端標注印發日期。

翻印文件,此欄標注翻印機關名稱和翻印日期。

④文件印製份數標注在印發機關與印發日期欄之下右側,標注有「(共印���份)」。

主題詞、發送欄、印發機關與印發日期欄之間分別加橫線分開。

公文從左至右橫寫橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排版。公文紙一般用16開型(長260毫米,寬184毫米),左側裝訂。「布告」、「公告」、「通告」用紙大小,視實際需要確定。

6. 公文的格式

公文的基本格式
公文的格式一般包括:標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。
一、標題。公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標題「三要素」。如:《**集團董事局關於表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中,「延華集團董事局」是發文機關,「關於表彰1997年度先進工作者」是發文事由,「通知」是公文種類。公文標題應當准確、簡要地概括公文的主要內容。公文標題的位置在公文的開首,居於正文的上端中央。
二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文,叫普發公文,凡下屬機關都是受文機關,也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關,如需同時報送另一機關,可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。
三、正文。這是公文的主體,是敘述公文具體內容的,為公文最重要的部分。正文內容要求准確地傳達發文機關的有關方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事,不要一文數事。
四、發文機關。寫在正文的下面偏右處,又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印,不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間,作為發文機關對公文生效的憑證。
五、發文日期。公文必須註明發文日期,以表明公文從何時開始生效。發文日期位於公文的末尾、發文機關的下面並稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱,以免日後考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為准。
六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個片語列在文尾發文日期下方,如「人事任免通知」,「財務管理規定」等,片語之間不使用標點符號,用醒目的黑體字標出,以便分類歸檔。
七、抄報、抄送單位,是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報,是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列於文尾,即公文末頁下端。為了整齊美觀,文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間,一般均用上下兩條線隔開,主題詞印在第一條線上,文件份數印在第二條線下。
八、文件版頭。正式公文一般都有版頭,標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上「××××××(機關)文件」,下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。
九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如:「國發[1997]5號」,代表的是國務院一九九七年第五號發文。「國發」是國務院的代字,「[1997]」是年號,(年號要使用方括弧「[]」),「5號」是發文順序號。幾個機關聯合發文的,只註明主辦機關的發文編號。編號的位置:凡有文件版頭的,放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的,放在標題下的右側方。編號的作用:在於統計發文數量,便於公文的管理和查找;在引用公文時,可以作為公文的代號使用。
十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告,需要印有簽發人名,以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分,即在版頭紅線右上方,編號的右下方,字體較編號稍小。一般格式為「簽發人:×××」。
十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級,分別註明「絕密」、「機密」、「秘密」等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定,並據此確定其送遞方式,以保證機密的安全。密級的位置:通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼,印在文件版頭的左上方,以便查對、清退。
十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求,分為「急件」、「緊急」、「特急」幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意,以保證公文的時效,確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明,通常也是放在標題左上方的明顯處。
十三、閱讀范圍,根據工作需要和機密程度,有些公文還要明確其發送和閱讀范圍,通常寫在發文日期之下,抄報抄送單位之上偏左的地方,並加上括弧。如:「(此件發至縣團級)」。行政性、事務性的非機密性公文,下級機關對上級機關的行文,都不需特別規定閱讀范圍。
十四、附件。這是指附屬於正文的文字材料,它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有,它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件,應當在正文之後、發文機關之前,註明附件的名稱和件數,不可只寫「附件如文」或者只寫「附件×件」。
十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文,一律用鋼筆或毛筆,嚴禁使用圓珠筆和鉛筆,也不要復寫。公文紙一般用16開,在左側裝訂。

7. 公文的格式規范是什麼樣的

公文的含義

公文──就是公務文書。指機關、團體、企事業單位在處理各種事務中形成的體式完整、內容系統的各種書面材料,或稱文件。

公文的特徵

一、有鮮明的政治性。

二、有法定的作者。法定作者,即有依法成立並能以自己的名義行使權利和承擔義務的組織。

三、有法定的權威和特定的格式。作為機關的喉舌,公文可以代表機關發言代表制發機關的法定權威。因此,制發公文必須統一格式,不能各行其是。

四、有現實的效用。

公文的作用

一、有上傳下達、互通情報的作用。

二、有工作依據和憑證的作用。

三、有宣傳教育的作用。

四、有規定人們行為的規范作用。

公文的格式

公文的格式一般包括:標題、主送機關、正文、附件、發文機關(或機關用章)、發文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。

一、標題。公文標題由發文機關、發文事由、公文種類三部分組成,稱為公文標題「三要素」。如:《延華集團董事局關於表彰1997年度先進工作者的通知》這一文件標題中,「延華集團董事局」是發文機關,「關於表彰1997年度先進工作者」是發文事由,「通知」是公文種類。公文標題應當准確、簡要地概括公文的主要內容。公文標題的位置在公文的開首,居於正文的上端中央。

二、主送機關。上級機關對下級機關發出的指示、通知、通報等公文,叫普發公文,凡下屬機關都是受文機關,也就是發文的主送機關;下級機關向上級機關報告或請示的公文,一般只寫一個主送機關,如需同時報送另一機關,可彩抄報形式。主送機關一般寫在正文之前、標題之下、頂行寫。

三、正文。這是公文的主體,是敘述公文具體內容的,為公文最重要的部分。正文內容要求准確地傳達發文機關的有關方針、政策精神,寫法力求簡明扼要,條理清楚,實事求是,合乎文法,切忌冗長雜亂。請示問題應當一文一事,不要一文數事。

四、發文機關。寫在正文的下面偏右處,又稱落款。發文機關一般要寫全稱。也可蓋印,不寫發文機關。機關印章蓋在公文末尾年月日的中間,作為發文機關對公文生效的憑證。

五、發文日期。公文必須註明發文日期,以表明公文從何時開始生效。發文日期位於公文的末尾、發文機關的下面並稍向右錯開。發文日期必須寫明發文日期的全稱,以免日後考察時間發生困難。發文日期一般以領導人簽發的日期為准。

六、主題詞。一般是將文件的核心內容概括成幾個片語列在文尾發文日期下方,如「人事任免 通知」,「財務 管理 規定」等,片語之間不使用標點符號,用醒目的黑體字標出,以便分類歸檔。

七、抄報、抄送單位,是指需要了解此公文內容的有關單位。送往單位是上級機關列為抄報,是平級或下級機關列為抄送。抄報、抄送單位名稱列於文尾,即公文末頁下端。為了整齊美觀,文尾處的抄報抄送單位、印刷機關和印發時間,一般均用上下兩條線隔開,主題詞印在第一條線上,文件份數印在第二條線下。

八、文件版頭。正式公文一般都有版頭,標明是哪個機關的公文。版頭以大紅套字印上「××××××(機關)文件」,下面加一條紅線(黨的機關在紅線中加一五角星)襯托。

九、公文編號。一般包括機關代字、年號、順序號。如:「國發[1997]5號」,代表的是國務院一九九七年第五號發文。「國發」是國務院的代字,「[1997]」是年號,(年號要使用方括弧「[ ]」),「5號」是發文順序號。幾個機關聯合發文的,只註明主辦機關的發文編號。編號的位置:凡有文件版頭的,放在標題的上方紅線與文頭下面的正中位置;無文件版頭的,放在標題下的右側方。編號的作用:在於統計發文數量,便於公文的管理和查找;在引用公文時,可以作為公文的代號使用。

十、簽發人。許多文件尤其是請示或報告,需要印有簽發人名,以示對所發文件負責。簽發人應排在文頭部分,即在版頭紅線右上方,編號的右下方,字體較編號稍小。一般格式為「簽發人:×××」。

十一、機密等級。機密公文應根據機密程度劃分機密等級,分別註明「絕密」、「機密」、「秘密」等字樣。機密等級由發文機關根據公文內容所涉及的機密程度來劃定,並據此確定其送遞方式,以保證機密的安全。密級的位置:通常放在公文標題的左上方醒目處。機密公文還要按份數編上號碼,印在文件版頭的左上方,以便查對、清退。

十二、緊急程度。這是對公文送達和輸時限的要求,分為「急件」、「緊急」、「特急」幾種。標明緊急程度是為了引起特別注意,以保證公文的時效,確保緊急工作問題的及時處理。緊急程度的標明,通常也是放在標題左上方的明顯處。

十三、閱讀范圍,根據工作需要和機密程度,有些公文還要明確其發送和閱讀范圍,通常寫在發文日期之下,抄報抄送單位之上偏左的地方,並加上括弧。如:「(此件發至縣團級)」。行政性、事務性的非機密性公文,下級機關對上級機關的行文,都不需特別規定閱讀范圍。

十四、附件。這是指附屬於正文的文字材料,它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有,它是根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料的。公文如有附件,應當在正文之後、發文機關之前,註明附件的名稱和件數,不可只寫「附件如文」或者只寫「附件×件」。

十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文,一律用鋼筆或毛筆,嚴禁使用圓珠筆和鉛筆,也不要復寫。公文紙一般用16開,在左側裝訂。

公文的行文關系

行文的關系,指的是發文機關與收文機關之間的關系。注意:

一、下級機關一般應按照直接的隸屬關系行文而不要越級行文。

二、行文常規:平行或不相隸屬的機關之間,應當使用平行文(如函、通知等),不能使用上行文(如請示、報告等),更不能使用下行文(如命令、指示、決定等)。

三、要分清主送機關和抄送機關。向上級的請示,不要同時抄送下級機關;向下級機關的重要行文,可以抄送直接上級機關。受雙重領導的單位向上級機關的請示,應當根據內容寫明主送機關和抄報機關,由主送機關負責答復所請求的問題;上級機關向受雙重領導的單位行文時,應當抄送另一個上級機關。

四、要注意黨政不分的現象。黨務和政務事宜要分別行文,凡屬政府方面的工作,應以政府名義行文;凡屬黨委方面的工作,應以黨委名義行文。

公文寫作的基本要求

不同種類的公文,有著不同的具體要求和寫作方法,但是,不論哪一種類的公文,都必須做到以下同點:

一、要符合黨和國家的方針政策、法律法令和上級機關的有關規定。

二、要符合客觀實際,符合工作規律。

三、公文的撰寫和修改必須及時、迅速,反對拖拉、積壓。

四、詞章必須准確、嚴密、鮮明、生動。注意幾點:(一)條理要清楚。公文內容要有主有次,有綱有目,層次分明,中心突出,一目瞭然。(二)文字要精煉,篇幅要簡短。(三)遣詞用句要准確。公文要講究提法、分寸,措詞用語要准確地反映客觀實際,做到文如其事,恰如其分。(四)論理要合符邏輯。公文的觀點要明確,概念要准確,切忌模稜兩可,含糊其詞,產生岐義,耽誤工作。(五)造句要合符文法,通俗易懂,並注意修辭。不要隨便生造一些難解其意的縮略語,對涉及一些平時用簡稱的單位應使用全稱。。(六)正確使用標點符號。(七)正確使用順序號[ 一、(一)、1、(1)]。

五、要符合保密制度的要求。

公文的種類

公文的種類簡稱文種。一九八一年二月,國務院辦公廳發布的《國家行政機關公文處理暫行辦法》將國家行政機關的公文歸納為九類十五種,即命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、報告、請求、批復、函。這些文種近視眼行文關系、文件去向,可分為上行文、平行文、下行文:

上行文──下級機關向所屬上級機關的發文,如請求、報告。

平行文──平行機關或不相隸屬的機關之間的發文,如通知、函。

下行文──上級機關對所屬下級機關的發文,如命令、令、指令、決定、決議、指示、布告、公告、通告、通知、通報、批復等。

延華集團和各成員企業使用頻率較高的文種只有請示、報告、通知、通報、函五種。

請示和報告

一、請示。請示是向主管上級機關請求對某項工作或問題作出指示、給予答復、審核批准時所使用的公文。請示與報告的區別:請示是要求上級機關給予答復的文件,而報告則是不要求答復的文件。

(一)什麼事情應該請示?

一般而言,凡向上級請示的問題,應屬於以下幾種情況:

1、屬於主管上級單位明確規定必須請示批准才能辦理的事項。

2、對現行方針、政策、法令、規章、制度等不甚了解,有待上級單位明確答復才能辦理的事項。

3、工作中發生了新情況,而無章可循,有等上級明確指示才能辦理的事項。

4、因情況特殊難以執行現行規定,有待上級重新指示才能辦理的事項。

5、因意見分岐,無法統一,難於工作,有待上級裁決才能辦理的事項。

6、有章可循,有法可依,可以開展工作,但因事由重大,為防止工作中失誤,需請示上級審核的事項。

7、按上級明文規定,完成一個任務,需報請上級審核的有關事項。

(二)撰寫請示需掌握的三個要領:

1、詳細、准確地寫明請示事由。不僅應在標題上寫清,還要在在正文里寫明請示什麼問題,為什麼要向上級請求。請示事項要專題專文,以便上級及時答復。

2、明確提出本單位對解決這一問題的意見,供上級參考。意見要寫得有理有據,必要時可引證有關的現行政策、規定條文。如本單位意見分岐,要分別陳述不同意見的內容,並加以分析比較,還可提出傾向性的意見,供上級權衡、批復。

3、具體提出對上級的要求。包括希望按某個最佳方案批示;由於時間限制,或事態嚴重,希望上級盡快答復,甚至務請在什麼時限內答復;提請上級批復時需要注意或強調的問題,否則可能引起什麼不良後果;在上級正式批復前,建議上級同意暫先按什麼原則進行工作;等等。向上級提出上述要求的目的,是為了得到上級及時、准確的批復,但行文中切勿使用要挾的言辭。

二、報告。報告是陳述性文件。它的種類很多,按內容可分為專題報告、綜合報告、總結報告;按時間可分為年度報告、季度報告、月份報告和工作進程報告等。

為了陳述清楚,報告的擬寫方式一般可分為四個部分:一、情況;二、經驗;三、問題;四、今後意見。如果屬於自我批評、工作反省的專題報告,也可分為四個部分:一、情況;二、原因;三、責任;四、處理情況和意見。

通知

通知是一種使用范圍較廣的文體。凡需要特定機關和人員知道、辦理的事宜,都可以用通知。但也不能因為通知便於使用而濫用通知。

通知可分為「批示性通知」、「指示性通知」、「一般性通知」、「會議性通知」、「任免通知」五種。這里僅介紹「一般性通知」、「會議性通知」、「任免通知」三種。

一、一般性通知。在上級機關的有關事宜需要使下級機關知道或辦理時,如:慶祝某個節日,成立、調整、合並、撤銷某個機構,啟用印章,更正文件差錯,請下級機關報送有關材料等,都可使用這種通知。這種通知,要交待清楚所通知的事項,如何辦理,有什麼要求等。

二、會議通知。上級機關要召開比較重要的會議時,一般都要提前通知所屬有關單位,這就是會議通知。這種通知要求寫得明確具體,交待清楚會議名稱、主持單位、會議內容、起止時間、參加人員、會議地點、報到地點、攜帶材料以及其他有關事宜。如果這些事項交待不清,丟三拉四,就可能影響會議的按時召開和正常進行。

三、任免通知。上能機關在任免下級機關的領導人或上級機關的有關任免事項需要下級機關知道時要發任免通知。這種通知的寫法比較簡單,一般只要寫清楚決定任免的時間、機關、會議或依據文件,以及任免人員的具體職務即可。

不論哪種類型的通知,都應該注意以下幾點:

一、通知一般都要有一個符合標題「三要素」(即發文機關、事由、文種)的標題,使人一看標題就知道是通知什麼事情或要求做什麼事情。有些機關簡單地使用「通知」作標題,這是不確切的,應盡量避免,更不應提倡。

二、被通知單位就是文件的主送單位,有的通知往往不寫被通知單位,這是不妥當的。

三、如果所通知的事項需要被通知的單位盡快知道,可在「通知」之前加「緊急」二字,這就是常見的「緊急通知」。

通報

通報是把工作情況、經驗教訓、好壞典型事例等,通知所屬下級單位的文件。

通報的作用在於溝通消息,互通情報,使有關單位和組織了解工作的進程,樹立全局思想,安排自己的工作;或使其學習他地、他人的經驗,見賢思齊,推動自己的工作;或使其記取他地、他人的教訓,引以為戒,警惕類似問題的發生。因此,撰寫此類公文,要放眼全局,拿準所通報內容的普遍意義。要事實准確,把時間、地點、人物、數據、事例、背景都書寫清楚。要目的明確,對其原因、影響、經驗、教訓進行科學地總結,使人得到教益。

通報採用敘事的寫法,總的要求:敘事清楚,簡明扼要。



函,即信;公函即公務信件。它是上下級和平行機關或不相隸屬機關之間在商洽和聯系工作、詢問和答復問題時所使用的文體。函的特點是不受公文規定的嚴格限制,如不用正式文件頭,也可不編文件號,有時還可不擬標題,因此用起來極為簡便。

公函大體有以下幾種用法:

一、下級機關向上級機關詢問一般事宜,或上級機關答復或催辦下級機關有關事宜。

二、平行機關或不相隸屬機關之間商洽有關事宜,

三、用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統計某些數字等時,也常用公函。

四、向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件採用書寫、復印、列印、傳真等傳遞方式均可。

機關公文的制發程序

凡以機關名義制發的各類文件,均須按以下程序處理:

制發文件單位擬稿

送機關辦公室核稿

呈領導審閱簽發

機要員登記編號

打字校對付印裝訂

機要員用印留存

發文單位發出文件

1998年1月22日

辦公室主任應具備的素質

無論什麼機關的辦公室主任,都是那個機關領導者的耳目、參謀和助手。一個稱職的辦公室主任,應該具備以下素質:

一、具有正確領會領導意圖的理解能力。領導的意見、指示一般都是通過辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領導的意圖,以便准確地上傳和下達領導的意見、指示。

二、具有組織大型會議和大型活動的組織能力。大型會議和大型活動,一般都由辦公室出面組織,需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排,包括會議通知、材料准備、會場布置、食宿安排等等,凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到,否則就會貽誤工作。

三、具有妥善處理事務的能力。因為辦公室主任有時候是代表領導者處理事務的,所以,無論是領導交辦的事務還是領導沒有交辦的機關其他事務,都必須一件一件處理得恰到好處,不能因事務處理得不妥當而損害領導的形象。

四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會議記錄、綜合文字材料等簡單的文字工作,更重要的是要參與審定或者親自撰寫領導講話文稿、審核並修改以機關名義發文的各類文稿。所有這些出台的文字材料,都代表著機關的形象。因此,辦公室主任應該具備很強的駕馭語言文字的能力,並不斷努力提高自己的寫作水平。

五、要有很強的綜合、平衡、協凋能力。機關辦公室是具有綜合、平衡、協調職能的機構,很多時候都代表領導者綜合情況、平衡關系、協調工作。因此,辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況,站在領導者的立場和角度做好全局各項工作。

六、要有一定的公關能力。辦公室主任經常接待來訪人員和來客,領導不在場要接待得十分得體;領導在場時,不能喧賓奪主。代表領導者到外面辦事,要想方設法克服一切困難,千方百計把事情辦成。

七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領導會想到,要提前作好准備;某些事領導暫時還沒有想到而辦公室主任想到了,要提醒領導;領導辦某一件事,辦公室主任要注意學習領導的辦事方法,設身處地想想這件事要是由自己來處理該怎麼處理,必要時還可為領導當參謀,出主意。

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