档案局网络安全预案

① 档案管理的安全性应该怎么保障

保证档案管理安全选对系统才是关键。例如edoc2，它就采用了高效、稳定的第三代透明加解密技术，可以对任意档案自动透明加解密。此外他提供的统一管理平台也能加强安全性。

② 石家庄市档案局的内设机构

根据上述职责，石家庄市档案局（石家庄市档案馆）设7个内设机构：
（一）办公室
负责全市档案事业发展宏观情况的调查研究，为局（馆）领导提供决策依据；编制全市档案事业中长期发展规划和年度工作要点，起草和审核综合性文件；承办和协调机关各类会议，处理机关日常工作；负责档案信息和统计工作；负责政府信息公开和机关公文运行、机要保密、档案、督查、信访、人事等工作。负责管理机关财务；负责管理机关国有资产，配置档案库房、办公用房的设施设备，承担机关后勤保障、安全保卫相关工作；拟订全市档案系统突发事件应急预案；负责机关离退休干部管理工作。
（二）业务指导处
依法编制全市档案接收中长期工作规划；检查、督导机关、团体、企事业单位和其他组织档案的归档整理，并定期向档案馆移交档案；负责对县以上各级档案馆档案接收、收集、整理、保管等业务事项的指导；负责对市管企业、重点建设项目档案指导、检查与验收；会同市委组织部对干部档案工作进行宏观指导。
（三）政策法规与宣传教育培训处
贯彻国家有关档案工作的方针政策，拟订档案工作地方性法规、政府规章草案和规范性文件；负责档案行政执法、行政复议、行政许可、行政权力公开透明运行和行政许可事项办理效能监督检查；负责档案法律、法规的宣传。编制全市档案科学技术发展规划并组织实施；组织科研立项和市级以上科研成果的鉴定推荐工作；搞好全市档案专业人才的需求预测，制定我市档案人员教育培训计划；负责档案专业教育培训工作；负责档案信息的编辑；负责档案学会的日常工作。
（四）档案保管利用处
负责接收市直机关、团体、事业单位的档案资料及进馆档案的质量检查；负责馆藏档案资料的保管、整理、统计、着录、编目、鉴定和定期检查工作；负责馆藏档案资料对外开放、利用和检索工具的管理、使用工作；负责档案展览、接待参观工作；做好档案库房的统一管理工作，确保档案安全。
（五）技术处
研究和推进档案管理技术的标准化和现代化，为本馆档案管理提供技术保障；负责馆藏档案资料技术性保护工作，对破损和字迹褪变档案进行修复；负责馆藏档案缩微拍照、拷贝、转录等信息转换工作；负责声像等特殊载体档案的保管和开放利用工作；负责对全市各级档案馆、室档案资料的技术性保护的指导工作。
（六）档案网络信息处
负责全市档案系统计算机管理技术的培训；建立和维护全市“档案目录数据中心”；做好馆藏各类档案资料数据库建设和数据管理；维护档案“三网一库”网络安全及计算机系统集成和档案数字化、多媒体处理；为局（馆）各处室提供技术支持；承担局（馆）网站规划设计、信息收集和发布、域名管理和相关的技术保障和安全管理；做好与相关档案局网站以及档案分布式数据库的链接；督促指导全市电子档案管理与接收相关工作。
（七）收集开发处
负责收集散存在社会的珍贵、重要档案资料；收集市级各项重大活动形成的档案资料；负责协调对档案价值的鉴定评估工作；负责馆藏档案资料的编纂、研究、出版、公布和对内对外交流、交换工作。

③ 电子信息安全保障策略刍议

胡仲奎

(甘肃省国土资源信息中心)

摘要 研究电子文档不同于纸质文档的形成特征，是制定科学的电子文档管理战略，从而实施有效管理的基点。本文主要论述了影响电子信息安全的因素和问题，分析了保障电子信息安全的主要因素，提出了保障电子信息安全策略。

关键词 电子 信息 安全保障

0 绪言

电子文件是在信息化发展过程中出现的与档案管理相关的数字化文件，其主要特点在于数字化的特征和计算机软硬件的依赖性。人们一直将档案视作社会记忆的重要载体，长期安全保存电子信息是档案工作的应有之义，如何在信息环境中实现具有依赖性的电子信息的长期安全保存，是电子档案工作的生命线。研究电子信息安全保障机制问题，有利于拓宽档案保护学的研究领域，发展档案保护学理论，繁荣档案学理论体系，指导档案信息化建设和档案事业健康与可持续发展。

如何延长数字信息的寿命是发展数字档案馆的重要问题。然而，由于数字信息要依赖计算机软硬件才能被利用，而计算机硬件技术又是不断发展的，在过时的软硬件平台上能读出的信息不一定能被当前或将来的软硬件平台读出，这种不能被存取的信息，其寿命再长也是无用的。由于电子信息固有的软硬件依赖性、信息环境的波动性、数字载体的不稳定性，加上数据管理活动中的各种特殊要求，都给电子档案信息长久安全保存带来困难。同时，我们还应当清醒地认识到电子档案信息的长久安全保存是一个复杂的系统，需要综合技术的、管理的、法律的各种影响因素进行总体规划。

1 影响电子信息安全的主要因素

影响电子信息安全的因素既有内部因素，也有外部因素；既有主观原因，又有客观原因。档案制成材料的损坏是内外因素、主客观因素综合影响的结果。具体而言，影响电子档案信息安全的因素主要有自然因素、环境因素、技术因素、社会因素、管理因素和资金因素。目前，在电子档案信息安全运行和管理方面，由于这些因素的影响，主要存在以下问题：

1.1 电子信息安全的管理意识有待加强

随着地质资料信息服务集群化产业化进程的推进，资料电子信息对网络资源依赖程度在不断增强，涉及资料信息安全甚至国家安全的所有重大问题都会在网络上逐渐显现出来。资料信息系统面临的来自四面八方的安全威胁不仅日益增长，而且呈现出更频繁、更富挑战性和高科技的势头。

目前对电子信息安全的认识主要存在这样的误区：一种认为只要系统或电脑配备了安全产品就意味着安全了，一提到上网就首先想到购买安全产品，如防火墙等，殊不知，任何一种安全产品只能在某种环境和条件下发挥安全作用。安全问题是不断变化的，安全技术也是在不断发展的，安全漏洞也会不断地被发现，因此安全产品的配置虽然可以降低安全风险，但不能完全消除安全风险。况且安全产品也是靠人来操作、使用和管理的，如果相关人员的安全意识不强或缺乏必要的安全管理知识，同样会带来极大的安全隐患。如果没有管理人员安全意识的提高，那什么先进设备都会变得形同虚设。实践表明，许多信息安全问题往往不是出在设备上，而恰恰出在管理人员的安全意识上。有安全专家对历史上的电子入侵案例进行分析后，结论是大多数入侵手段非常一般，内部管理的松懈帮了黑客的大忙。再厉害的黑客要实施攻击，也要在现有信息系统上找到突破口，而这些漏洞往往来源于内部人员的失误和管理上的疏忽。

1.2 电子信息系统自身安全的隐忧

由于电子档案信息是在互联网、专用网和局域网的环境下进行传输的，因此在电子档案信息的产生、管理和服务利用等各个环节中，都在不同层面上面临着信息安全问题：

1)网络层安全。网络层安全是支撑系统运行的物理设备的安全问题，包括网络基础建设，如网络布线、网络连接、局域网和广域网环境的构建、设备的选型及其各个环节安全策略的考虑，网络设备的安全还涉及系统所使用的大量网络设备，如交换机和路由器等，这些设备的自身安全将直接影响到网络系统及其应用的正常运转。网络安全还包括网络周边环境和物理特性引起的网络设备和通信线路的故障而造成网络系统故障，包括地震、雷击、火灾、水灾等环境事故，电源故障，人为操作错误或失误，电磁干扰等，都可能对档案信息网络构成一定程度的危害。

2)数据层安全。电子信息的安全系统是以数据存储与查询为特征的数据库应用系统，主要是涉及系统存储的数据的安全问题，包括操作系统、数据库管理系统、数据存储、数据备份、数据格式的转换以及各类电子文件的保管和异地存储等，由于数据版本的更新、数据格式的转换、硬件设备的意外损坏、存储介质的老化、失效、自然灾害等造成的数据丢失、数据损坏甚至是计算机系统的破坏和瘫痪，都对电子信息安全构成危害。

3)应用层安全。应用层安全是电子管理信息系统在实际应用操作的过程中应考虑的基本问题。一般情况下，档案管理信息系统的用户模型分多个层次、多个角色、多种功能或多种形式混合使用，来分别定义用户权限。由于计算机在实际运行时，电子数据是相当脆弱的，时刻处于各种有意或无意破坏的威胁之下，诸如操作者疏忽造成的录入删改和数据文件覆盖，过期数据当作当前数据引入，权限设计不合理致使一般访问者获得不同级别的特权进行越权删改，恶意破译者破解系统安全防御后入侵、窜改和删除数据，用户或工作人员为发泄不满对数据存储介质或计算机进行暴力破坏，以及计算机出现死机、断电等，都会对信息安全构成严重危害。

2 保障电子信息安全策略

电子档案信息安全保障策略应该由思想保障、技术和人才保障、法制策略保障、标准保障等要素组成。安全思想保障是电子档案信息安全保障的前提，安全技术和人才保障是电子信息安全保障的支撑，安全法制策略保障是电子信息安全保障的手段与核心，安全标准保障是电子信息安全保障的基础。

2.1 安全思想保障

树立和坚持全面的、科学的、发展的电子信息安全观，是保障档案信息安全的思想基础。传统安全观、保密安全观、技术安全观、系统安全观和网络安全观等都是不全面的、不完整的，是静止的、片面的，是缺乏动态的、系统的观念认识。科学的电子信息安全观是对信息安全主体、信息安全内容、信息安全方式认识的综合，是电子信息记录内容、记录方式和记录载体三位一体的安全观。新信息安全观念是一个历史性的飞跃，为建立现代电子信息安全体系和筹划电子信息安全战略，提供了正确的理论指导和价值取向。

培养和增强电子信息安全意识是档案信息安全事故预防与控制的一个重要手段。加强电子信息危机管理，可以最大限度地减少和降低档案信息所遭受的损失。完善危机管理法规制度，建立危机管理机构网络，制定科学、合理的电子防灾应急预案，从电子信息资产、电子信息面临的安全威胁和安全缺陷等方面，全面客观地评估风险和分析威胁，做好防灾应急演练、培训、档案异地备份等工作，健全安全决策和危机预测与反应机制。

2.2 安全技术和人才保障

先进的科学技术研究和应用是保障电子信息安全的重心所在。电子信息安全技术不仅涉及传统的“防”和“治”的技术，而且已经扩展到多种现代信息新技术。传统技术与现代新技术相互补充、相互结合，从不同的角度、不同层次来解决电子信息安全问题，共同构筑电子信息的安全屏障。

国内外学者和档案人员对电子信息保护技术的研究取得了很多可喜的成果。为适应新的形势发展，做好电子信息安全技术的发展与更新。加快电子信息安全技术成果的应用、推广和转化，在引进、消化和吸收相关领域科学技术成果的同时，坚持自主创新，走国产化道路，开发拥有独立自主知识产权的、保障电子信息安全的核心技术和关键设备。

在电子信息安全保障中，人才的教育和培养是关键要素之一。人是信息安全的最大护卫者，也是信息安全问题的制造者。电子信息化的推进和档案事业的发展，对档案人员的要求越来越高。树立现代人才观念，有计划、有重点、分层次、分类型、多形式、多途径，开展档案电子信息安全人才的培养和教育。

电子档案信息安全的问题，防范还要靠有效的行业自律和职业道德教育。自律要在保障档案信息安全中发挥作用，一方面要遵循有效自律的适用原则，另一方面制定出更具操作性的、客观的自律规范。制定档案工作者职业道德规范，切实加强档案工作者和信息工作者的职业道德修养。

2.3 安全法制策略保障

电子档案信息安全法制保障是档案信息安全保障建设的重要方面。我国目前已经颁布的《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》、《计算机信息网络国际联网保护管理办法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《中华人民共和国电子签名法》、《计算机病毒防治管理办法》及《信息网络传播权保护条例》等法律法规，有力地推动了档案信息安全保障工作。适用于我国社会主义市场经济，按照社会主义市场经济规律调整档案社会关系，是电子信息安全立法、档案信息安全执法等活动中的基本准则。但我国档案信息化的有关法律法规还不够完善。在今后的数字档案信息安全法制建设中，要坚持遵循民主参与原则、公正平等原则、奖励惩罚原则、安全保护原则、全面协调原则和创新发展原则。

建立健全电子信息安全法规体系。电子信息安全保障法规对于规范电子信息主体的活动、协调和解决各种矛盾、保障档案信息资源的安全等有重要作用。我国档案信息安全立法层次为国家法律、行政法规、地方性法规、规章和规范性文件5个层次。按照不同的标准，电子信息安全保障法规体系框架由不同的部分构成。在法规制定中，要注意规范性和可操作性、系统性和兼容性、管理和发展并重，要注意吸收和借鉴国内外信息安全法规建设经验，及时清理和修订现有法规规章，适时制定电子信息安全保障法等新法规。

以往电子信息违法行为直观，容易察觉，手段和方法比较简单。但在信息时代，电子信息违法、犯罪行为不仅具有常规违法行为的特点，还呈现出方法的隐蔽性、手段的多样性、后果的严重性和行为的复杂性等许多新的特点。针对违法行为的新特点，要加强新时期电子信息行政执法。

3 结语

电子信息安全保障包含了理论和实践问题，是一个多层次、多因素、多目标的完整的系统概念。电子信息安全具有综合性、相关性、动态性、相对性、脆弱性、智能性和可认证性等属性。电子信息的安全是确保档案信息内容在生成、存贮、处理、传输和利用整个过程中，保持其真实性、完整性、可靠性和长期可读性，以及确保电子档案信息记录方式和记录载体不受任何损坏的策略和过程。在今后的数字档案信息安全法制建设和日常工作中，只要各部门各单位通力合作，一定能保障电子信息的安全。

④ 如何确保电子档案信息的安全

第一，必须不断强化各级领导、有关人员乃至全体人员的网络安全意识。要充分认识到电子档案、电子网络、“云存储”等的高危性，意识到现存网络安全设施的局限性、脆弱性、不可靠性，意识到网络攻击、网络窃密的经常性、激烈性、技术先进性、人员复杂性等。无论是采用新的管理办法也好，还是采用新的技术手段也好，始终不忘把“安全”放在首位，用“安全”去拷问、去衡量其是否能用，把“安全”放到“一票否决”的决定性、首要性位置上，永远绷紧“安全”这根弦。
第二，必须充分利用现有安全设施，严格防范外来攻击。现有安全设施，尽管门槛不高，但也是门槛；尽管不能拦住全部侵入，但也能拦住部分侵入。所以，对现有网络安全设施，还是要充分利用，百分之百地发挥它的功能，严格地防范外来攻击，而不能弃置不用或表面上用而实际上不用，自废武功，完全不设防，听凭任何人随意攻击。
第三，要不断用最先进的技术和手段改进、升级现有网络安全设施，不断提高安全防护等级，不断增强安全防护效能。在网络技术方面，“矛”和“盾”的较量将是长期的、无止境的。再坚固的“盾”，也只能防昨日之“矛”，而不能防今日之“矛”，更不能防明日之“矛”。今日之“矛”再厉害，明日之“盾”也能防护它。我们的一切档案网络防护设施，都是针对过去的网络攻击技术设计的，都会很快过时，被今天和明天更新的网络攻击技术所攻破。所以，采用任何高级的网络防护设施，我们都不能希望其能“毕其功于一役”“一劳永逸”，因为信息技术发展日新月异，网络攻防领域的竞争异常激烈，甲方刚在防的方面推出新手段，乙方又在攻的方面推出新产品，能轻松破解甲方之前的新手段。各级档案部门要想有效防止各种网络攻击，必须经常采用新的防护技术，不断升级自己的网络防护设施，不断提高自己的网络安全等级、安全系数和安全效能，使自己的设施常用常新、长期有效。
第四，要善于“以拙制巧”，使用原始的、笨拙的办法，有效防护和破解日益升级的高级网络攻击，使自己立于不败之地。什么措施最能从根本上保证电子档案安全，我们就采取什么措施，不管这种措施是原始的还是现代的，是笨拙的还是智能的。例如：我们可以吸取好多绝密级文件在用计算机处理的过程中被敌人远程窃取的教训，对绝密级文件一律不用计算机处理；我们可以吸取好多纸质文件在数字化过程中被人窃取的教训，对绝密或机密级纸质文件不进行数字化；我们可以吸取好多电子文件生成后或被篡改调包，或被删除消失的教训，把重要的电子文件及时异质存储，保全其信息，保证其信息的绝对安全，等等。诸如此类，不一而足。这些办法，虽然土，不洋，但有效；虽然原始，不现代，但好使；虽然笨拙，不智能，但管用。而且更重要的是，它还简单，不复杂，能确保电子档案的信息安全。
第五，对新的档案存储载体、档案处理和传输技术等，为确保安全，要慎重使用。新的信息存储载体和处理、传输技术，往往首先考虑的是便利而不是安全，而档案存储载体和档案传输、处理技术，首先需要考虑的则是安全而不是便利，如果不安全，则越便利的东西，用后造成的危害会越大。因此，在应用信息新技术方面，档案部门的方针应该是：稳妥积极。也就是：以稳妥安全为第一考量， 在此前提下，才能积极应用。档案部门最好不要急于或率先应用那些未经检验的各种新载体和新的处理、传输技术，而要在其他部门应用后经过检验、证明比较安全了，再加应用。走别人走过的路，把后悔留给别人，把安全留给自己。因为档案部门“输不起”，一出事，就可能出大事，所以不能当新信息技术的“小白鼠”，做新信息技术的试验品。上面那条消息中所说的“云盘信息”消失或被“调包”的用户，如果是档案馆，那会给国家造成多大的损失、给档案部门造成多大的信誉损害呀！又会有多少人成为这一安全事故的牺牲品呀！
所以，档案部门在采用新的信息技术之前，一定要把安全问题放在首位加以考虑，对它用“安全”问题再三加以拷问，对它的安全效能再三进行测试，并要与提供方签订协议，由对方为安全后果负全责、买全单，把双方都绑在安全“囚车”上，放在安全“利剑”下，让双方谁都不敢松懈，从而确保档案安全。

⑤ 如何学好网络安全

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⑥ 档案安全保密工作的实践与思考

董 涛 路 焕 庞润东 韩淑敏

（山东省国土资源资料档案馆）

摘 要 本文就山东省国土资源资料档案馆如何提高档案安全意识，做好档案安全保密工作，在工作中抓好安全和档案利用过程中的保密措施等方面作出了浅显的分析。

关键词 地质资料 档案 安全 保密

档案是有价值的历史记录的集合体，是人类文明发展在各个历史时期的真实记录。当今的社会是信息社会，当前的时代是网络时代，档案信息越来越为社会各界所重视和广泛利用，档案是一种重要的信息资源，又是一种潜在的生产力，以其准确性、可靠性的优势显示出强大的生命力。我国目前的地质档案工作，正处于从“封闭型”管理到开发式服务，从人治到法治、从重保管到重服务、从传统管理到现代化管理的转型期。安全意识正在不断增强。山东省国土资源资料档案馆保存的地质资料及测绘、土地各类型档案种类多、数量大、利用率高，抓好档案的安全和利用工作中的保密工作，处理好保密与利用之间的关系，是值得我们探讨的问题。

1 做好档案保管过程中的保密工作

1.1 档案库房管理中的保密工作

档案的库房管理是档案保密的重点。从总体上讲，档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但是我们单位不具备以上条件，我们的库房附设在机关办公楼内。而且不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃。由于我们的办公条件设施有点简陋，达不到档案库房的标准及要求，我们按规定尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。实践证明，档案库房的科学管理是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。所以这给我们的保密工作带来了较大的考验。

1.2 消除隐患，抓好档案安全工作

档案的安全是档案管理工作的头等大事，是档案部门一项长期的、艰巨的任务。要牢固树立“安全生产责任重于泰山”和“以人为本”的理念，坚持“安全第一，预防为主”的方针，站在安全工作无小事的高度，一丝不苟地抓好安全工作。资料室是我单位安全保密重点要害部门，资料库则是重点保密区域。我单位对档案的安全工作层层落实责任，库房由专人负责，无关人员一律不得入内。每天下班前切断库房、办公室的一切电源，关好门窗，并随时自检自查，发现安全隐患及时报告，同时提出可行性整改措施。维护保养消防系统，定时更换消防器材，做好节假日安全防范工作，安排人员值班。我们单位还专门配备了安全员，发现问题及时处理。

1.3 提高档案管理人员安全意识

档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，也是档案保管工作的目的。档案保管工作的具体任务就是做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的档案，要及时抢救；不丢，就是使档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全；不散，就是要求档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况；不乱，就是要求档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。我单位档案管理人员认真学习《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》，定期请保密局的同志为我们上保密课，使我们档案工作人员在学法中懂法，爱岗敬业，安全意识也不断提高，使档案管理在法制轨道上有序进行。提高了全体职工自觉维护档案安全的自觉性，增强安全保密意识，确保了档案资料的安全保密。

2 做好档案利用过程中的保密工作

2.1 做好档案利用中的监督工作

档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止、纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既能利用档案，又能保证档案的完整与安全。具体说来，档案利用监督可以从以下几个方面实施：

（1）制度建设。档案利用规章制度一般有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况，对不同层次的利用人员确定不同的利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循，在大力开展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断充实和完善。

（2）队伍建设。担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，对档案的安全负有直接责任，必须具备较高的素质：

一是政治素质，要有高度的政治责任心和全心全意为人民服务的精神，热爱档案和档案事业；

二是业务素质，要具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规；

三是文化素质，要有较高的文化知识，能总结和分析利用工作中的经验与问题，从中掌握利用工作的规律。

此外，还要有敏锐的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。

（3）监督措施。在利用中，要根据不同的利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护。有条件的档案馆还可以安装摄像监视器。对某些为获取凭证而来馆查阅档案的利用者，要防止偷撕或涂改档案；对一些平时养成看书画线或翻书沾口水之类习惯的利用者，要及时提醒。做好利用监督，还要做到三勤：①嘴勤、勤宣传。利用档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机。②眼勤，勤观察。勤于观察利用者的行为，发现问题及时提醒。将每个利用者置于视觉之中。③手勤脑勤，勤分析。利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。要在利用者离去之前，仔细检查翻阅被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，并在利用登记簿上备注说明。对于损毁档案较为严重的违法行为，应及时报告有关领导，以便及时查处，挽回损失。

2.2 处理好保密与利用之间的关系

保守国家机密是每个公民应尽的义务，更是档案管理工作人员的神圣职责。日常工作中，档案管理人员十分重视档案保密，工作尽心尽职，但由于在传统的保密观念影响下，档案工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象。由此产生一些弊端：大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解情况，有效地利用档案，档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。上述情况表明，档案部门应改变传统的观念，在严格做好保密工作的同时，切实完善工作职能，为领导决策服务势在必行。机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。当然，利用必须是在保密基础上的利用，无限制的利用会给党和国家的安全和利益造成危害。所以，对档案工作来说，保密与利用两者都十分重要，决不可偏颇。

2.2.1 对涉密资料的利用严格把关

我馆的工作任务繁重，资料借阅量巨大，负责借阅管理工作的同志在积极开展档案资料借阅利用的同时，坚持原则，耐心讲解有关借阅规定，完善借阅审批手续，严把保密关，确保了无失密泄密现象的发生。按规定为符合办理《涉密地质资料利用许可证》的单位及时办理许可证。外单位人员需借阅、复制、拷贝档案资料的，须持本人单位介绍信、填写《地质资料借阅复制申请表》并签署《涉密地质资料利用承诺书》，方可对其提供涉密地质资料。

2.2.2 加强对电子文件归档工作的安全监督和指导

在工作实践中，我们努力做到：加强对电子文件归档工作安全监督和指导，保证电子文件在运转过程中不被人为地复制、破坏，有效防范病毒与误操作，确保归档电子文件的真实、完整、有效。文档只能被合法的用户打开，防止二次传播，有效保证了系统的保密性，使系统以及系统内的数据不被非访问、修改和破坏。网络的普及让信息的获取、共享和传播更加方便，同时也增加了重要信息泄密的风险。我们在日常工作中，在用户使用电子文件时，把所用计算机的 U 盘插口都封掉，把需要复制的内容为用户刻成光盘。在网上提供档案目录查询服务的同时，我们采用防火墙、数据备份、权限和身份验证等安全防护措施，确保档案信息和系统安全。

3 进一步做好档案利用中的保密工作

档案的保密管理和利用问题，是一个现实工作中经常遇到的实际问题。一成不变地看待档案的秘密性，无视其秘密性的时效和范围，是不对的；但如果缺乏保密观念，对涉密档案无视其秘密性，无限地扩大开放利用范围，也是错误的。解决这个问题，既需要我们档案工作人员熟悉有关规定，照章办事，需要大家积极开动脑筋，当然也需要单位领导和各个相关部门大力支持、充分理解和积极配合。

⑦ 什么是档案工作

档案是人类活动的记录，更是大杨镇人民认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。因此加强社区档案管理、增强社区服务、经济建设等功能成了大杨镇一项必须要面对的问题。镇党委、政府高度重视，以“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的精神，认真做好档案管理工作。几年来通过认真做好文件材料的收集，提高档案人员的业务素质，强化档案工作的服务意识，充分发挥出了档案信息资源的作用的同时，也使镇党委、政府及镇属单位获得了最佳的经济效益和社会效益。主要工作汇报如下：
一、有一个好的认识。
把学习贯彻《档案法》，提高档案管理水平，列入重要议事日程，对档案工作进行了多次的专题研究，重点认真查找档案管理工作中存在的薄弱环节，制定整改措施，研究探讨进一步做好档案管理和服务的办法措施，对相关工作进行认真的部署安排，促进工作落实。从经济投入、人员配备、设备装具购置等方面给予大力支持，确保档案室的正常运转和安全。长期以来，坚持开展创建活动，鼓舞激励社区档案管理人员的工作积极性，发扬整体团队精神，不断获得进步，自98年镇档案管理晋升省一级先进，截止05年8个社居委档案管理工作全部达标，达标率100%。
二、有一个坚强的领导班子。
在党委的关心和重视下，专门落实人员亲抓档案工作，确定领导责任制，划定阶段性任务、目标。档案工作实行目标管理，实现了档案管理制度化、规范化。为进一步加强社区领导，各社区分别成立了档案工作领导小组，在达标创建中制定工作实施方案，定期不定期进行分析研究，认真落实创建措施，做到了组织有保障、工作有目标、过程有检查、成果有痕迹。在坚持统一领导下，重视发挥好支部、工会、妇联、共青团等协助作用。
三、有一支过硬的工作队伍。
针对档案工作是一项默默无闻无私奉献的工作实际，近几年来，从抓档案员思想教育入手，着力全面提高人的素质，不断强化服务意识，打造行业精神。以文明行业创建活动为动力，多次邀请区档案局领导到镇开展政治理论和业务知识培训学习，结合开展“创先争优”、 “保持共产党员先进性教育”等活动，广泛听取和吸纳各种意见、建议和评价，档案员的政治意识、大局意识、服务意识不断增强。按照档案部门自身特点制定了“勤奋务实、敬业奉献、团结拼搏、开拓创新”的大杨镇档案行业精神和政治坚、思想新、学习勤、作风正、纪律严、业务精、服务优、业绩佳的大杨镇档案工作职业基本标准，以激励和鼓舞档案工作者敬业奉献。
四、有一套完整的规章制度。
为保障工作需要，从抓制度建设入手，在不断总结的基础上，健全完善了政治理论学习、培训教育、档案室管理、文件管理、环境卫生管理、档案员岗位职责、设备管理、保密等规章制度。把对外联系群众较多的档案资料提供利用、业务监督指导和咨询服务、档案资料收（征）集、档案用品供应等工作确定为全程代理服务，群众、单位查找档案由村居全程代理服务点和镇受理中心负责受理、承办、回复。原则上在半个工作日内完成，实现农民办事，干部跑腿。解决群众办事“门难进、人难找、脸难看、事难办”问题。
除将部分规章制度粘贴在显眼位置外，另将所有规章制度和岗位职责汇编成册，并注重经常组织学习教育和督促检查执行，让制度生效，用规章制度不断规范全体档案员的言行。对于极个别档案员有时出现组织纪律观念淡薄，及时开展纪律作风整顿教育，纠正不良行为。镇档案室明确职责，建立常抓机制，设立专门档案员对文件、材料的收集、整理、分类进行专门负责，特别是对散存在领导班子成员手中的文件、材料，及时予以收集，避免了档案、材料的丢失。对档案文件严格按照程序做好鉴定、销毁、归档工作。由于建立健全完善了一整套规范、系统的规章制度，保障了档案工作有序、规范运转。
五、有一股艰苦创业的精神。
档案部门比较清贫，。在别人看来档案部门清闲，而在实际工作中档案工作比较细致、繁杂、面广，任务十分繁重，需要坚持不懈地比他人付出更多的艰辛，并要耐得住寂寞和冷落，面对困难，不攀比，不懈气，弘扬了默默无闻无私奉献和有为争有位，有位更有为的艰苦创业精神，不断促进档案事业发展。
所有档案员无论是档案室的目标管理，还是帮助单位和重点工程项目进行档案工作的指导整改，加班加点，有时占用了节假休息日，也从不计较，以圆满出色地完成好工作任务为重。
六、我们的一点工作体会。
通过达标创建活动，规范了全镇档案管理，美化、净化了环境，激发和调动了全体档案员的积极性，有力的促进了全镇档案事业的发展。
一是变“死档案”为“活信息”，是抓好档案工作的动力。档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让“死档案”变成“活信息”，是大杨镇扎扎实实抓好档案工作的动力。在抓好文件材料归档、档案的保管以及档案室基础建设的同时，积极采取措施，抓好开发和利用档案信息工作，充分发挥档案的独特作用，使建档工作和提供档案服务工作相互促进，协调发展，从而有力地促进了建档工作持续发展。区划调整时，镇档案部门向区提供移交100多卷宗资料，保证了镇人、财、物平稳过渡。
二是档案法制建设不断加强，是抓好档案工作的前提。档案法规宣传贯彻有声有色，执法检查活动不断开展，依法规范管理档案工作，多次得到了有关部门的肯定和赞扬。
三是积极落实，推进档案信息化工作，是抓好档案工作的方向。积极落实信息化建设，办公自动化的信息平台，实现了档案服务利用网络化。
四是档案业务基础建设全面提升，是抓好档案工作的保障。2完成了规范化管理考评验收工作，全面推行《归档文件整理规则》，规范档案工作全面开展，

档案价值的实现取决于如何有效地利用它为政治、经济、文化以及社会各项事业提供信息服务，让“死档案”变成“活信息”，是扎扎实实抓好档案工作的动力。在以后的工作中，应该向重视档案的开发利用的方向努力，在抓好文件材料归档、档案的保管以及档案室基础建设的同时，积极采取措施，抓好开发和利用档案信息工作，充分发挥档案的独特作用，使建档工作和提供档案服务工作相互促进，协调发展，从而有力地促进了我建档工作持续发展。

一、档案工作的主要做法：
一是领导重视，加强对档案工作的组织领导。将档案工作纳入管理处年度工作目标，档案工作实行扎口管理，配备具有一定业务能力、工作责任心强的兼职档案员，负责及时收集和整理日常工作中形成的各类文件、资料并归档立卷，为档案工作的开展提供组织保证。二是加强档案法制建设。把档案法律法规的学习宣传纳入管理处普法整体规划，列入周三下午的业务学习内容，通过黑板报等形式，宣传档案法律法规和档案工作动态；
其次，理顺档案工作的各个环节，制定了文书档案、科技档案、会计档案归档制度及档案保管、调阅利用、统计、保密、移交等制度并悬挂上墙。还制定了档案管理人员岗位责任制。
第三，在日常工作中，我们一是强调档案工作快、全、便。快、全就是收集的快，收集的全。档案工作人员自始至终，确保不丢失一份有价值的文件，保证了档案的完整性。便，就是档案利用方便。在平时的档案借阅中，我们虽然制定了严格的借阅制度，但遇到紧急情况，我们通常采取人性化服务的方式，做到急事急办。为了方便工作，档案人员随叫随到，有时先提供档案，后办理借阅手续，二是对档案整理采取走出去请进来的方法，尽量做到科学、规范。
在档案工作业务建设方面，我们按照管理职责和档案工作相关规定，对管理处档案实行集中统一管理，并制定了完整的、合理实用的档案分类方案及文件材料归档范围和保管期限表，保证了应归档的文件材料齐全、完整。文件材料的形成质量符合归档要求。我处还按国家规范要求对归档的文件材料进行整理、编目。做到定期检查、鉴定档案，按规定对到期档案进行登记、销毁。
随着办公自动化的不断推进，我们建立了档案管理系统，系统实现了档案收集、整理、编目、统计等功能。档案管理系统在我处日常工作中得到充分运用。
在档案的开发利用方面，档案检索工具齐全，我们编制了较完备的档案目录，根据档案资源，还编写了档案利用典型事例及大事记汇编、组织机构沿革汇编等多种较为实用的编研材料，基本满足了我们日常利用需要，档案利用服务成效显着。
由于我们平时工作中各项制度健全，纪律严明，档案人员工作负责，建处至今，未发生过丢失文件材料及泄密事件，先后被授予XXXX年度文明单位...。档案工作也在市档案局关心指导下，通过档案人员的齐心协力，被评为市XXXX年度档案工作先进集体荣誉称号，并于年月日通过了档案局组织的档案工作认定，取得了档案工作一级证书。
二、几点体会：
1、领导重视是做好档案工作的前提。我们一是把档案工作实行目标管理，纳入单位年度工作计划和总结，纳入分管领导和档案人员的岗位责任，明确职责，年终考核；二是实行例会制度。每次例会，处一把手都要把档案工作作为一项专项工作亲自过问，了解档案工作中存在的问题，切实解决档案工作中的困难，由于领导高度重视，为我们做好档案工作提供了组织保障，也为我处档案工作达标奠定了基础。
2、档案人员认真踏实的工作是做好我处档案工作的保证。我们组织相关人员，对我处历年形成的各类档案进行回头看，进一步规范我处的档案工作。在整个工作过程中，无论是党员还是普通职工，随叫随到，加班加点，不计报酬，在规定的时间内全部完成整理任务。为我处档案工作整体达标，付出了艰辛劳动，受到领导和职工的一致好评。
今后，我们将按照对档案工作提出的要求，进一步改进和加强我处的档案工作，使档案工作再上新台阶。

人民法院档案是国家的重要档案资源，是国家民主和法治建设缩影的一部分，它真实地记录了人民法院的审判工作和其他各项活动，同时又为实行审判监督提供了重要依据和必要条件，因此档案管理工作是法院工作不可分割的重要组成部分。如何做好法院档案管理工作，实现法院档案工作规范化、制度化、科学化、便捷化，使人民法院档案工作在推进依法治国、建设社会主义法治国家进程中发挥其应有的作用。笔者就如何做好基层法院档案管理工作谈几点浅见。 一、抓好规范化，夯实基础 人民法院档案是人民法院在审判工作等活动中形成的各种材料，反映了人民法院贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法令的情况以及人民法院的基本职能，又是人民法院进行审判工作，实行审判监督的重要依据和必要条件。抓好各类档案规范化是保证档案管理质量的基础，是实现档案保管利用价值的最大化、档案完整化、档案检索便捷化的重要保障。因此在规范化上应做到把好“三关”。 （一）把好“收集关”，基础材料规范化 法院工作人员，特别是审判一线人员要严格树立“对历史负责”的高度责任感，严格按照法律、法规及上级的要求，认真细致、按时保质地收集各种文字图表、音像等不同形式的历史记录，准确反映整个诉讼活动等工作的全过程，使整个法院档案形成链条式的材料体系，准确完整，从根本上提高档案质量。 （二）抓好“整理关”，科学立卷规范化 法院综合档案室的管理人员要加强对各职能部门档案工作的督查和指导，职能业务部门要加强与档案业务部门的沟通与交流，齐心协力抓好档案基础建设，制定统一、科学的档案整理方案，增强诉讼档案规范建设的可操作性，提高诉讼档案建设的整体水平。要把法院系统档案管理和《中华人民共和国档案法》相关规定有机的结合起来，从而真正实现基层法院档案的规范化。 （三）强化“考核关”，促进档案规范化 针对近年来基层法院书记员新招人员较多，在业务能力上参差不齐，在档案管理上时有问题发生。因此，这就要求基层法院在加强业务培训的同时强化考核，使每个相关人员加强工作责任心，深刻认识做好档案工作的重要性和必要性，从而提高做好档案工作的自觉性，并通过量化考核，奖优罚劣，彰显档案工作在基层法院工作的应有地位。 二、落实制度化，持之以恒 以制度管事，以制度管人是现代管理科学的重要方面，认真落实档案管理工作的各项制度，是做好档案管理工作的有力保证和重要手段。在落实上我认为应着重从三个方面： （一）组织落实 法院的档案管理是一个科学、合理、合情、合法的链条体系，单从哪一个方面，哪一个环节去落实是不够的，必须从案件受理直至案件审结以及调档查阅等多个环节，全方位的按照档案法律和上级的制度去执行，所以法院的档案管理涉及到上上下下的每一个同志，每一个工作环节，光靠几个档案人员是永远不够的，这就需要领导的高度重视，并建立一套组织体系，从各项工作的源头，从案件的起点就一丝不苟地抓好档案管理，要求各项工作落实到位，形成一级抓一级，一层抓一层，压力传递，人人负责的良好氛围和责任意识。 （二）不断完善 随着社会发展，改革创新的不断深化，面对新的形势，原有的制度、规定可能就不能完全适应新的形势的需要，因此，这要求我们要用创新的理念，创新的思维去不断地完善和健全规章制度，对已有的档案管理制度，要根据新近颁发的档案法规和规定，该废止的要废止，该修改的要修改，该制订的要制订，从而适应法院档案发展的需求。 （三）长效管理 牢固树立长效管理的科学发展理念，摒弃“为争创而争创”和“管理达标万事大吉”的思想，将档案管理责任落实到法院业务管理工作中去，进一步明确各业务岗位的职责分工，使档案的收集、整理、归档、借阅等工作日常化、规范化、制度化，使归档验收、阅档审批，借档催收等制度得到全面规范的落实，从而使基层法院档案管理工作长效有序的发展。 三、依托信息化，科学发展 法院档案信息化建设是拓宽档案服务利用外延，提高档案服务效能的重要手段。因此基层法院在档案管理信息化进程中要做好以下三方面的工作： （一）加强信息化基础设施建设 软硬件基础设施建设是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础。这就要求基层法院在档案信息化建设过程中要舍得投入资金，在添置必要的硬件设备如计算机、扫描仪、服务器等的同时，亦要积极加大适应基层法院档案管理实际工作的软件设备的开发和利用。 （二）加快档案信息库的建设 档案信息资源共享的前提是各类信息资源数据库的建设。因此在档案信息化建设过程中，不光要对室藏档案数字化，同时还对新生成的文件进行数字化。充分利用计算机技术、扫描技术等多种现代化技术，实现电子档案与纸质档案同步归档，建立一个有序结构的档案信息库，为法院档案信息在线查询，交换和共享提供服务。 （三）加大档案人才队伍的建设 人才队伍建设是档案信息化建设中一个重要因素，因此，基层法院要把培养档案人才，建设档案队伍，提高档案管理人的素质放在首位，对档案管理人员进行现有实际工作需求和档案现代化管理知识的业务培训，培养和造就一批既掌握法院档案管理知识，又了解信息技术等现代科学技术知识的复合型人才，以应对信息化时代法院档案管理工作的需要。 综上所述，做好基层法院的档案工作，必须有领导的高度重视，配有优秀的档案人员，给予足够的投入，强化基础建设，重视信息化建设，才能不断提升档案现代化管理水平，最大限度地发挥档案工作的重要作用，促进各项工作的全面发展，进一步开创法院工作的新局面。

下步工作思路： 1、加强学习，提高人员素质 学习是工作的基础。在今后的工作中，我们首先要加强专业知识的学习，增强专业技能，以便提高今后的工作能力。其次要在学习业务的同时，加强学习十四届三中、四中全会精神，以及“三个代表”的理论精髓，以提高我们的政治素质，并把这些理论运用到工作中，使今后的工作再上新台阶。第三，要加强对“保密法”等一些相关的法律、规章制度的学习，提高工作人员的综合素质，以确保工作的优质完成。 2、加强管理，规范各种制度 第一，将加强档案的防鼠、防潮、防腐、防光等方面的工作，使档案保管更加完好无损；第二，继续坚持、规范查阅、借阅等规章制度，使档案在利用下，做到万无一失；第三，继续经常性地清理档案、清扫档案室及档案柜等，保证档案的清洁卫生。总之，在今后的工作中，我们要一如继往地加强对档案的管理工作，规范各种规章制度，使我公司的档案工作逐步步向正规化、规范化、现代化.
3、加强领导，纳入工作日程 第一，领导重视，公司已把档案工作纳入工作的重要日程。第二，继续加强档案的硬件建设。在资金允许的情况下，将继续配备档案工件所需的档案柜、档案盒、微机等一系列硬件设施。 4、提高档案的利用率 加强档案管理，建立和健全各种档案规章制度，严格把关，力求尽最大力量把档案工作的利用率大幅度提高，使档案工作做到存有所有用，用之有效。以便更好地为公司的经济建设服务。
档案安全是档案工作的重中之重，我们要求档案工作者要从对党、对国家、对人民负责的高度，深刻认识档案安全的重要性，自觉从思想上、行动上确保把档案安全放在首位。
1、加强领导，充分认识档案安全工作的重要性。加强了对档案工作的领导，实行安全领导一把手负责制，确定了档案工作的主管领导和档案机构责任人。并把安全教育贯穿在学习的始终，时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，牢固树立“安全第一，预防为主”的思想，坚决防止和克服松懈、侥幸心理，确保档案安全万无一失。
2、把安全工作重点从事后处理转到事前防范上来。在自查的基础上，对重点部位和可能存在安全事故隐患的地方进行重点检查。对检查中发现的问题和隐患，采取了有力措施，及时整改，坚决堵塞危及档案安全的漏洞，防止各种危害档案安全事故的发生。在汛期前认真排查，做好防灾预案，确保档案安全。建立健全档案安全规章制度。把建立健全档案保管、编目、利用、编研、保护、保密等方面的规章制度，真正做到责任到人，措施到位。

曾有人说：“兰台是个滞后兵，用不着时往后仍。”此话含两层义：一是说档案部门具有滞后性，不急需时就把档案工作往后推；二是认为档案工作带有滞后性，用不着的档案文件只要仍到档案部门整理就行了。其实，这都是对档案工作不了解、档案观念和意识缺失造成的。造成这种现象的原因是多方面的，既有外部的，也有档案部门自身的。档案部门能不能做到努力争取，有没有发挥更高积极性，是不是在服务上更加主动到位，以及在社会需求和利用上是否做到了全方位服务等等，都是应该认真思考的问题。
档案谋形象，服务是根本。为解决好档案工作自身的发展问题，各级档案部门都在积极探索，都在努力转变，寻求到一些创新的方法和途径，使档案工作能够与时俱进，赢得了社会的肯定与尊重。特别是近几年来，档案部门和广大档案工作者积极转变工作作风，充分发挥积极主动性，逐步使档案工作由封闭走向了开放，由机关走向了社会，由为“官”走向为“民”，融入普通家庭，贴近人民群众，以此营造了优越的档案事业发展环境，塑造了档案部门良好形象，赢得新的发展空间。
档案事业发展的关键，是做到全方位的档案服务。服务是档案的宗旨，服务是档案的最终目的和归宿，只有抓好档案服务，让档案发挥出真正功能，产生实实在在的效益，才能使社会各方面满意，档案工作才会有地位、有形象、有出路。档案服务的宗旨具体说来，就是围绕中心谋发展、跟上发展强功能、面向群众搞服务。
笔者认为，服务是多方面的，涉及业务、管理、宣传、编研、利用等方面。业务上，要为各方面业务建设搞好服务，积极地做好业务指导，帮助支持各级各类单位以及家庭、个人规范档案工作；管理上，要进一步强化责任，实现档案规范管理、安全保管，维护好档案完整与安全；宣传上，要向社会广泛宣传档案法律法规，宣传档案的影响与作用，让人们都来认识档案，增强整体社会档案意识；编研上，要立足档案服务，以社会需要为前提，贴近群众需求，切合社会热点；利用上，就是以档案信息为本，积极向社会各方面提供利用服务，为解决各方面问题，促进经济社会发展，切实发挥作用。只有这样，才能真正赢得社会的认可，谋得更好形象，才能不断开创档案事业发展新局面。